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Die Profitabilität eines Event- und Agenturprojektes muss kein Zufall sein

Steile These? Ja und nein.


Ja, weil Projekte in der Praxis oft doch mehr oder weniger zufällig kalkuliert werden. Ein Angebot ist schnell gemacht, Pi mal Daumen Kalkulation ... wird schon gutgehen. Hauptsache den Auftrag an Land gezogen. Kann man so machen. Aber nicht lange. Die Gehälter und Dienstleister wollen bezahlt sein, die Technik kostet auch, die Mieten, ... und am Ende soll immer noch etwas übrig bleiben. Doch ein richtiges Controlling eines Projektes von A bis Z zu machen erfordert entweder übermenschliche Disziplin oder eine smarte Lösung.


Der Witz ist: Es muss ja zweimal richtig laufen. Einmal beim Angebot - das heißt das Angebot muss alle wesentlichen Kosten berücksichtigen und Luft für die Marge lassen. Außerdem natürlich in der Durchführung. Was hilft es wenn das Angebot perfekt kalkuliert war, und anschließend die Kosten viel teurer wurden? Darum scheidet ein Excel Template für die Angebotskalkukation aus, weil niemand die Istkosten dort eintragen würde, da es zu aufwändig ist.


Das kann nur funktionieren, wenn die Software Lösung mit der die Rechnungen und Spesen erfasst werden die gleiche Lösung ist, in der das Projekt verwaltet wird und auch in der die Angebotskalkulation durchgeführt wird um das Angebot zu erstellen. Denn wenn die Projektzuordnung bei der Spesenerfassung und Genehmigung nicht sofort gemacht wird - beispielsweise bei der Spesenerfassung über das Handy - dann gerät es hinterher in Vergessenheit und das Projektcontrolling bleibt ein Wunschtraum. Das gleiche gilt für die Lieferantenrechnungen.


Und wenn die Istkosten eines Projektes nicht erfasst werden, dann wird es auch nie die Möglichkeit geben, einen Plan- Istvergleich zu machen und daraus für die Zukunft zu lernen. Die Kollegen die Neugeschäft generieren wollen arbeiten dann dauerhaft mit falschen Zahlen, die mit der Realität nichts zu tun haben.

Nein - es geht auch anders. Ganz ohne Disziplin geht es natürlich nicht. Aber wenn wir unsere Eventprojekte kalkulieren, dann nutzen wir (und unsere Kunden) die 360 Grad Unterstützung durch unser SAP Business ByDesign Systems, denn dafür wurde es gebaut. Ganz ehrlich - es kommt trotzdem vor, dass die Istkosten die Plankosten übersteigen. Aber wir sehen wenigstens, welche Ursachen es hatte und können für die Zukunft etwas daraus lernen. Und wir können die Angebote dann so gestalten, dass sie fair für beide Seiten sind.

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