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Jetzt rächt sich die Zettelwirtschaft - muss aber nicht sein!

In diesen Tagen ist es unverzichtbar einen genauen Überblick über die gegenwärtige und prognostizierte Liquidität zu gewinnen. Nur so kann das eigene Unternehmen sicher durch die Krise gesteuert werden, und die Klippen umschifft werden.


Problem: Wir verbringen nun zwangsläufig viele Arbeitstage im Home Office um den Pandemie Schutzregeln Genüge zu tun. Trotzdem trifft in der Firma weiterhin die Post ein, und natürlich auch die Lieferantenrechnungen. Es ist natürlich unverzichtbar diese auf dem Radar zu haben, was die Liquidität betrifft. Es nützt ja nichts, wenn niemand einen Überblick darüber hat, welche Forderungen noch im Raum stehen, und welche Fristigkeiten sie haben.


Nun gut, es lässt sich noch organisieren, dass die Post weitergeleitet wird oder der Finanzbuchhalter diese regelmäßig abholt. Doch was dann? Bei Lieferantenrechnungen ist es wichtig, dass diese sachlich geprüft werden. In diesen Tagen umso wichtiger. Dies geschieht sinnvollerweise durch die Fachabteilungen. Wenn nun das Verfahren der Abzeichnung von Lieferantenrechnungen auf dem Papierbeleg basiert, dann ist es in diesen Tagen schlicht unmöglich. Es ist ja niemand da. Wie soll man das machen? Soll man die Rechnungen in Briefe packen und an die Abteilungsleiter nach Hause schicken? Wie soll man denn da die Sicherheit, die Nachverfolgbarkeit und den Überblick bewahren? Das ist ja unmöglich. Soll man die Rechnungen scannen und per Email herumschicken? Auch hierbei gibt es zahlreiche Lücken der Sicherheit und der Übersichtlichkeit. Wer hat wann welche Rechnung erhalten? Wie lange dauert es noch bis zur Genehmigung?

In anderen Worten: Eine papierbasierte Genehmigung von Lieferantenrechnungen führt in diesen Tage dazu, dass die Übersicht über die eigene Liquidität verloren geht. Und das darf nicht sein.


Dabei ist die Lösung so einfach: Ein Cloud ERP Arbeitsbereich im Hochsicherheitsrechenzentrum der SAP. Der Prozess funktioniert dann so:

1) Scannen der Lieferantenrechnung

2) Automatisches Hochladen vom Laptop in den ERP Arbeitsbereich

3) Erfassen der Beträge, Steuerkennzeichen, des Kreditors durch den Finanzbuchhalter 4) Senden der Lieferantenrechnung im ERP Arbeitsbereich zur Genehmigung

5) Benachrichtigung des Genehmigers aus der Fachabteilung im ERP Arbeitsbereich mittels einer Genehmigungsaufgabe - beispielsweise auf dem Mobiltelefon in der Genehmigungsapp.

6) Genehmigen durch einfaches Wischen in der Handy App - oder wahlweise auch am Schreibtisch des eigenen Home Office in einem Internet Browser - alles über verschlüsselte Verbindung.

7) Die Lieferantenrechnung wird verbucht und steht automatisch im Liquiditätsbericht zur Verfügung.


Da brennt nichts mehr an. Es ist ja sofort sichtbar, welche Lieferantenrechnungen in Genehmigung sind und bei welchem Genehmiger sie liegen. Es ist einstellbar, dass der Genehmiger automatisch erinnert wird, sollte die Genehmigung sich zu lange verzögern. Es ist auch einstellbar für den Fall dass ein Genehmiger eine zeitlang abwesend ist, ein anderer Mitarbeiter den Genehmiger für eine definierte Zeit lang vertritt. Somit sieht die Vertretung automatisch die zu genehmigenden Lieferantenrechnungen in der eigenen ERP Inbox - sofort nachdem die Vertretung im ERP System eingegeben wurde. Versuchen Sie das einmal mit Zettelwirtschaft! Das wird nicht gehen.

Was wird dazu benötigt? Die Antwort ist einfach: Mit dem Sofortpaket „Liquidität sichern“ kann in 2 Wochen die Voraussetzung dafür eingerichtet werden. Darauf aufbauend richten wir für Sie nach Ihren Vorgaben den Genehmigungsworkflow ein, was ebenfalls etwa 1 Woche benötigt.

Wir organisieren gerne eine Demo für Sie per Videokonferenz.

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