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Projektcontrolling als Excel-Schlacht oder als Best-Practice Prozess?

Ich erzähle nur Geschichten, die ich auch wirklich erlebt habe. Projekcontrolling als Excel-Schlacht - warum einfach, wenn´s auch umständlich geht?


Ein internes Projekt mit 25 Mitarbeitern. Jeder Mitarbeiter muss monatlich seine Tätigkeiten in ein bestimmtes Excel eintragen, das auf einem bestimmten geteilten Dateiordner liegt. Dieses Excel muss natürlich jemand vorbereiten. Monat für Monat. Wie viel hat ein Mitarbeiter nun im ganzen Jahr schon gearbeitet? Nichts leichter als das! Er muss ja nur mehrere Excels zusammensuchen und das dann addieren. Wahrscheinlich mit dem Taschenrechner. Das Ergebnis trägt er in ein neues Excel ein. Wie sieht es mit der Gesamtarbeit für bestimmte Projektaufgaben aus? Das gleiche.


Die Genehmigung? Ein voll ausgefülltes Excel wird von einem Dateiordner in einen anderen verschoben. Oder auch nicht. Und was, wenn 95% ok ist - aber es gibt Unstimmigkeiten mit 5%? Dann wird es kompliziert.


Ein Teil der Mitarbeiter sind Angestellte, ein beträchtlicher Teil sind Dienstleister. Diese schreiben ihre Rechnungen. Sobald die Rechnungen eintrudeln - früher oder später - muss jemand die Rechnung mit den Excels vergleichen, ob das alles stimmt.


Das Management will monatliche Reports haben. Diagramme wie Arbeitstrendanalyse, Leistungswertanalyse, zeitliche Abweichungsberichte. Da sitzt also ein Berater von den Externen und macht nichts anderes den ganzen Tag außer alle Excels zusammenzufügen zu einem Ganzen Mega Berichtsexcel mit selbstprogrammierten Makros. Und das den ganzen Monat lang. Und wehe, irgendwo ist ein Fehler im Getriebe.


Und von den sonstigen Rechnungen (Computer, Software, sonstige Waren, …) die für das Projekt benötigt werden, reden wir gar nicht. Natürlich müssen die in ein eigenes Excel, nachdem man mit der Einkaufsabteilung einen Weg gefunden hat, damit diese nicht durch die Lappen gehen.

Und wenn es kein internes Projekt ist, sondern ein Kundenprojekt, dann müssen ja auch noch die Kundenrechnungen gestellt werden. Wenn die Berater alles eingetragen haben - oder auch nicht. Man weiß es nicht so genau, ob noch was fehlt. Oder wenn der Berater nach Erstellung der Kundenrechnung noch etwas korrigieren muss. Oder ob der Projektleiter einige Stunden ohne Abrechnung markieren will, weil er in Bezug auf den Kunden die Verhältnismäßigkeit wahren und das Budget einhalten will. Dann wird es kompliziert mit Excel.


So ist es. So sieht die Realität aus und weil es so kompliziert ist, macht sich nicht jeder die Mühe. So lange der Unternehmensüberschuss zustande kommt - welche Projekte da jetzt gut laufen, welche schwierig sind - man hätte gerne den Überblick, aber es ist zu umständlich.


Wissen Sie, warum SAP Business ByDesign gerade bei Dienstleistern und Projektabwicklern so beliebt ist? Weil man diese ganze Excel-Schlacht damit vergessen kann. Weil man es einmal einstellt und dann laufen die Berichte automatisch. Weil die Zeiterfassung mobil mit dem Handy stattfinden kann und ebenso die Genehmigung - auf täglicher Basis. Weil alles integriert ist - Projektplanung, Dienstleisterbestellung, Berichte, Kundenrechnungen, Genehmigungen und die Finanzen im Verhältnis zum Budget. Diesen Best-Practice Prozess zeigen wir Ihnen in dem kommenden Webinar am 12. März und am 27 März.

Ich freue mich auf Ihre Meinung dazu.


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